Flex Cloud: Documents

Un document global n’est pas lié à un projet ou à un contact. Par exemple, vous pouvez souhaiter stocker un modèle de document (avec l’image de marque de l’entreprise) qui n’est pas lié à un contact ou à un projet, mais auquel vous souhaitez toujours accéder facilement. Il est également possible de dissocier un document d’un contact ou d’un projet, et il sera toujours affiché dans l’onglet documents. Il existe une case à cocher de filtre Documents globaux qui affichera uniquement les documents non liés afin que vous puissiez y accéder rapidement.

Les options de filtrage et de recherche sont affichées dans une ligne en haut de l’écran et vous aident à localiser les documents.

Tout document peut également être téléversé directement via la plateforme Flex. La taille maximale par fichier est de 50 Mo. Il existe deux méthodes pour cela.

Méthode 1 – joindre un document à la conception d’un projet spécifique

1. Cliquez sur l’icône Projets dans la barre de menu de gauche et ouvrez la vue liste des projets. Ouvrez le projet auquel vous souhaitez ajouter un document.
    
2. Cliquez sur l’onglet Documents dans ce projet et une liste de vos conceptions s’affichera.
    
3. Faites glisser et déposez le document sur le nom de la conception à laquelle vous souhaitez l’ajouter.
    
4. Dans la fenêtre Téléverser des fichiers, les champs Projet et Conception seront pré-remplis en fonction de l’endroit où vous avez fait glisser et déposé le document. Toutefois, ils peuvent être modifiés via la liste déroulante.
    
5. D’autres documents peuvent être ajoutés en les faisant glisser et déposer dans cette fenêtre ou en cliquant sur +Joindre un nouveau document pour parcourir votre ordinateur.
    
6. Sélectionnez le type de document dans la liste déroulante.
    
7. En cliquant sur Plus d’options, vous pouvez associer le document à un Contact ou un Fournisseur existant à l’aide des listes déroulantes.
    
8. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour finaliser le téléversement du document. Une boîte de dialogue de progression s’affichera en bas à droite de votre écran, montrant une coche verte à côté de chaque document téléversé.
    
9. Le(s) document(s) peuvent être envoyés par e-mail :
   - ouvrez la conception à laquelle vous les avez joints
   - cochez le(s) document(s) que vous souhaitez envoyer par e-mail
   - cliquez sur Envoyer un e-mail dans la barre d’outils.
   Remarque: l’option Envoyer un e-mail ne fonctionne que lorsque vous accédez à Flex via Winner et non sur le navigateur.
   Vous pouvez envoyer plusieurs documents fusionnés en un seul PDF ou convertis en fichier .ZIP. Pour plus d’informations, voir la section de cet article – Fusionner plusieurs documents en fichier PDF ou ZIP.

Méthode 2 – joindre un document global pour un usage général

Il peut arriver que vous souhaitiez stocker des documents d’entreprise sur la plateforme Flex, auquel cas vous ne voulez pas qu’ils soient associés à un projet ou une conception. Pour cela :

1. Cliquez sur l’icône Documents dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le bouton Joindre un nouveau document dans la barre d’outils supérieure.
    
2. Parcourez votre ordinateur pour sélectionner vos fichiers, ou faites-les glisser et déposez-les.
   Remarque : Si vous souhaitez sélectionner plusieurs fichiers à téléverser, maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée jusqu’à ce que vous ayez terminé la sélection.
    
3. Si vous avez parcouru votre ordinateur, cliquez sur Ouvrir.
    
4. La fenêtre Téléverser des fichiers s’ouvrira. Si, par exemple, vous avez d’autres fichiers à un emplacement différent sur votre PC que vous souhaitez téléverser, vous pouvez cliquer sur +Joindre un nouveau document en bas de cette fenêtre et parcourir pour sélectionner des documents supplémentaires. Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers dans la fenêtre.
    
5. Sélectionnez les propriétés restantes pour ce(s) document(s) :
   Remarque: dans le cas du téléversement de plusieurs documents, qui peuvent avoir des propriétés individuelles différentes, celles-ci peuvent être modifiées ultérieurement en ouvrant un document et en éditant ses propriétés, voir plus d’informations dans la section Ouvrir un document pour modification de cet article.
   - Projet: sélectionnez le projet (dans la liste déroulante) auquel vous souhaitez joindre le(s) document(s).
   - Conception: sélectionnez la conception (dans la liste déroulante) à laquelle vous souhaitez joindre le(s) document(s).
   - Type: il s’agit du type de document qui se synchronise avec votre application de bureau.
    
6. En cliquant sur le menu déroulant Plus d’options vous pouvez associer le document à un Contact ou un Fournisseur existant à l’aide des listes déroulantes. Dans Niveau de confidentialité vous pouvez sélectionner quels autres utilisateurs peuvent accéder à ce(s) document(s):
   Partagé avec le magasin – Tous les utilisateurs du magasin actuel ont accès.
   Partagé avec la société – Tous les utilisateurs de ce magasin et de tous les magasins de l’entreprise ont accès.
   Document privé – Seul vous, l’utilisateur actuel, avez accès.
    
7. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour finaliser le téléversement du document. Une boîte de dialogue de progression s’affichera en bas à droite de votre écran, montrant une coche verte à côté de chaque document téléversé.
    

Puisque vous pouvez utiliser Flex sur différents appareils (y compris les tablettes), il est utile de charger ou de prendre une photo et d’ajouter des mesures et des notes. Il est également utile de l’utiliser lorsque vous êtes avec un client pour dessiner des idées.

Avec la fonction tableau blanc, vous pouvez écrire ou dessiner rapidement et mettre en évidence du contenu sur une image. Accédez ensuite au document de n’importe où via la plateforme Flex.
Remarque: pour plus d’informations sur les outils et leur utilisation, voir les articles connexes ci-dessous.

 

Dans l’onglet documents, vous pouvez ajouter une nouvelle note, qui fonctionne comme un bloc-notes. Si vous ajoutez une note dans Documents, vous pouvez ensuite l’assigner à un projet à l’aide de l’onglet propriétés dans la barre latérale droite. Vous pouvez également assigner la note à un contact ou à une conception spécifique.

Une note peut également être ajoutée directement dans un projet en allant dans l’onglet document du projet auquel vous souhaitez ajouter la note.

Pour visualiser les documents joints à un projet ou une conception spécifique:

1. Cliquez sur l’icône Projets dans la barre de menu de gauche, assurez-vous d’être en vue liste – cela affiche tous les projets de la plateforme Flex.
    
2. Recherchez par nom ou numéro du projet et cliquez dessus pour l’ouvrir.
    
3. Cliquez sur l’onglet Documents dans cette vue projet.
    
4. Cela ouvre le projet et, sous le titre Documents du projet, il liste tous les documents joints au projet.
   Remarque: pour voir les documents joints à la/aux conception(s) du projet, cliquez sur le menu déroulant sous l’onglet Conceptions.

Dans la liste, cochez la case à côté d’un document pour le sélectionner et vous verrez un aperçu rapide dans la barre latérale à droite de l’écran. Si vous cliquez sur l’onglet Propriétés, vous pouvez modifier les propriétés du document, par exemple changer le Type de document, son nom et de nombreuses autres propriétés.

Pour voir une vue complète du document, cliquez sur le bouton Ouvrir dans la barre d’outils supérieure, ou cliquez sur le nom du document.

Une fois ouvert, selon le type de document, il y aura des commandes en haut pour une édition rapide (par ex. édition d’un fichier PDF), l’impression et l’enregistrement.

 

Vous pouvez souhaiter envoyer plusieurs documents à la fois à un client par e-mail. Il est possible de le faire soit en fusionnant les documents en un seul PDF, soit en créant un fichier compressé (ZIP) contenant tous les documents à télécharger et à envoyer au client:

1. Cliquez sur l’icône Projets dans la barre de menu de gauche et assurez-vous d’être en vue liste des projets. Ouvrez le projet contenant les documents à envoyer par e-mail.
    
2. Cliquez sur l’onglet Documents dans le projet.
    
3. Ouvrez le dossier de documents de la conception contenant les documents que vous souhaitez envoyer par e-mail.
    
4. Cochez les cases pour sélectionner les documents à envoyer par e-mail, cela ouvrira une barre latérale listant les documents sélectionnés dans l’ordre où vous les avez sélectionnés.
   Remarque: il est possible de sélectionner des documents de plusieurs conceptions, mais ils ne peuvent être envoyés que sous forme de fichier .ZIP.
5. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton plus d’options et cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez envoyer par e-mail – soit Fusionner en un seul PDF soit Enregistrer en ZIP.
   Remarque: l’ordre dans lequel vous sélectionnez les documents à fusionner est l’ordre dans lequel ils apparaîtront dans le nouveau document fusionné.
    
6. Donnez un nom au nouveau document ou fichier zip et cliquez sur Enregistrer.
    
7. Ce fichier apparaîtra maintenant dans la liste des documents.

Pour voir une vue complète du document, vous pouvez utiliser le bouton Télécharger:

1. Cochez la case pour sélectionner le document.
   Remarque: ne cliquez pas sur le nom du document, cela ouvrirait le document.
    
2. Cliquez sur le bouton Télécharger dans la barre d’outils supérieure.
   Remarque : si vous cliquez sur le bouton télécharger (sans sélectionner de fichier), cela téléchargera tous les fichiers de la conception/projet actuel et ouvrira ensuite le répertoire d’exportation local.

Votre navigateur téléchargera le fichier et vous permettra de le visualiser dans l’application appropriée sur votre PC. Vous pouvez ainsi avoir plus de contrôle pour visualiser, zoomer et naviguer dans le document.

1. Cochez la case pour sélectionner le document.
   Remarque: ne cliquez pas sur le nom du document, cela ouvrirait le document.
    
2. Cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils supérieure

Remarque: Si vous supprimez un fichier localement, c’est-à-dire dans le dossier Export, il sera téléchargé à nouveau, cependant si vous supprimez le fichier sur la plateforme Flex, il sera déplacé dans un sous-dossier de sauvegarde local, nommé Backup/DeletedInFlex.

Pour plus d’informations sur la suppression des factures, voir Suppression d’une facture déjà imprimée