Flex Cloud: Contacts

L'icône Contacts répertorie tous les contacts utilisés dans la société/magasin actuel (si votre société a plus d'un magasin). Ils sont synchronisés avec les contacts et projets de votre application de bureau.

Votre nom d'utilisateur peut être attribué à plus d'un magasin, vous pouvez changer de magasin en cliquant sur votre nom d'utilisateur en haut à droite pour voir le menu utilisateur.

Un contact peut être un client ou un fournisseur.  Pour details sur la façon d'ajouter un contact principal pour un magasin, veuillez consulter les articles connexes ci-dessous.

Vous pouvez ouvrir un projet depuis le contact, ou directement sur l'onglet projet. Utilisez l'icône de filtre pour vous aider à gérer cette liste. Pour plus d'informations, consultez les articles connexes ci-dessous.  De plus, un contact peut avoir plus d'une personne de contact liée à lui.

Cliquez sur un contact pour le sélectionner et voir un aperçu des détails dans la barre latérale à droite. Cliquez sur Détails du Contact dans la barre d'outils pour voir toutes les informations et apporter des modifications.

 

Il y a un accès rapide, sur la barre d'outils supérieure, pour créer un Nouveau Contact.

Onglets Contacts

Il y a 2 onglets en haut de l'écran Contacts;

Clients – Tous les clients sur tous les projets. 

Fournisseurs – Tous les fournisseurs sur tous les projets.

1. Cliquez sur Nouveau Contact dans la barre d'outils supérieure (sur les écrans Contacts ou Tableau de bord).
   
    
2. Sélectionnez le type de contact (vous pouvez sélectionner plusieurs types) et s'il s'agit d'un particulier ou d'une entreprise (par défaut, c'est un particulier). Si vous sélectionnez entreprise, vous verrez des cases supplémentaires pour le nom de l'entreprise, l'email et le téléphone.
   
    
3. Complétez les détails du contact selon les besoins.
   
    
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer le Contact dans la barre d'outils avant de pouvoir continuer.
   
    
5. Une fois enregistré, vous pouvez parcourir les onglets supplémentaires expliqués dans la section Modifier les Détails du Contact de cet article.
   
    

Pour modifier les détails d'un contact, cochez la case pour sélectionner un contact, puis cliquez sur Détails du Contact dans la barre d'outils supérieure, ou cliquez simplement sur le nom ou le numéro du contact.  Toutes ces actions ouvriront le contact et vous verrez 5 onglets:
Remarque: lors de la création d'un Nouveau Contact, vous verrez automatiquement ces onglets.

 

Onglet Global

Affiche le nom, le titre du poste et les détails de contact.

Onglet Informations Supplémentaires

Affiche le numéro de contact généré automatiquement (selon vos règles de plage de numéros).  Cet onglet comporte 3 sections:

1. Informations sur l'Entreprise liste le numéro de contact et vous pouvez ajouter une référence externe, le propriétaire du contact et le numéro de TVA.  Remarque: Le propriétaire du contact ne peut être changé que par un utilisateur administrateur du système
   
    
2. Personnes de Contact liste au moins 1 contact (le même que sur l'onglet Global) mais vous pouvez ajouter des personnes supplémentaires ici. Cliquez sur +Ajouter un Contact Supplémentaire Optionnel et un formulaire contextuel vous sera présenté pour compléter un ensemble supplémentaire de détails de nom et d'adresse.
   
    
3. Informations supplémentaires, dans l'onglet Informations supplémentaires, contient plusieurs options :

• Groupe de clients vous permet de choisir une sélection pour ce contact.
• Type de Contact est important.  Il définira si votre contact est un client, un fournisseur, un architecte ou un entrepreneur et affectera donc sous quel onglet des Contacts cela apparaîtra.
• Statut peut être sélectionné comme actif ou inactif. Des filtres peuvent fonctionner sur le statut pour vous aider à localiser des contacts.
• Notifications de newsletter vous permettent de sélectionner si des emails marketing doivent être envoyés à ce contact.
• Informations supplémentaires est une section pour entrer tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur ce contact.

Onglet Conditions

Synchronise les conditions avec l'application de bureau. Vous pouvez définir le rabais, la livraison, les conditions de paiement, etc. Ces conditions sont utilisées lors de la création de documents supplémentaires dans l'application de bureau.

Onglet Champs Personnalisés

Affiche tous les champs qui ont été ajoutés dans paramètres de l'entreprise. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour capturer et stocker des informations qui ne sont pas couvertes par des cases par défaut.  Pour plus d'informations, voir les articles connexes ci-dessous.  

Onglet Documents

Affiche un aperçu rapide de tous les documents qui sont attachés à ce contact. Les documents seront affichés dans une hiérarchie liée au nom de l'espace et au nom alternatif. Ils sont ensuite montrés dans leurs types de documents, tels que documents graphiques pour plans, documents de vente, commandes fournisseurs ou factures. Les documents créés dans l'application de bureau auront leur type de document défini automatiquement.

Cliquez sur le nom d'un document pour le sélectionner puis voir les options supplémentaires dans la barre d'outils supérieure. Ces options sont les mêmes lorsque vous travaillez avec un document dans les contacts, dans les projets ou sur l'onglet documents.

Pour plus d'informations, voir l'article Documents.


 

Vous pouvez supprimer des contacts en cochant la ou les cases à côté du Numéro de Contact. et en cliquant sur l'icône Supprimer le Contact dans la barre d'outils.

Remarque:  S'il y a des projets liés aux contacts que vous supprimez, vous verrez le message d'avertissement suivant:

 

Si vous cliquez sur OK, le contact ne sera pas supprimé mais deviendra inactif.  IMPORTANT : le contact peut avoir un projet associé à lui par un autre utilisateur ou magasin, en rendant le contact inactif, leur projet ne sera pas visible non plus.  Pour voir les projets des clients inactifs, vous devez cocher la case de filtre Clients Inactifs.

Depuis la version 12.5a2, vous aurez la possibilité d'exporter les données de contact et de fournisseur.  Ce droit peut être restreint via les rôles d'utilisateur, voir l'article Comment attribuer des rôles aux utilisateurs pour plus d'informations.

1. Sélectionnez l'onglet Contact.
    
2. Sélectionnez l'onglet Clients ou Fournisseurs selon les besoins.
    
3. Cliquez sur l'icône plus d'options    et sélectionnez Exporter vers Excel.