Une règle de tranche de numéros est un paramètre pour les numéros de projet, les numéros de contact, les numéros de facture ou les numéros de paiement. Une règle définit comment les nouveaux projets, contacts, factures et paiements seront numérotés dans Flex.
Il est utile de définir ces règles au début de l'utilisation de Flex afin que vos numéros de commande et vos numéros de facture puissent suivre après vos commandes et factures existantes. Vous pouvez choisir une numérotation différente pour vos magasins.
NOTE! Ces paramètres ne sont disponibles que pour les utilisateurs administrateur système.
IMPORTANT! Même si la même numérotation est créée pour différentes boutiques, les boutiques ne peuvent pas avoir de projets utilisant le même numéro au sein d'une même entreprise.
Pour y accéder ouvre la plateforme Flex
Cliquez sur l'icône paramètres en bas de la barre de menu de gauche et sous Zone d'administration sélectionner Numérotations.
Créer une nouvelle numérotation
- Dans la barre d'outils supérieure, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle règle de numérotation.
- Tapez un nom que vous reconnaîtrez.
- Depuis Numérotation Sélectionnez si cette règle s'applique aux projets, aux contacts, aux factures ou aux paiements.
- Une rangée de balise apparaîtra, montrant tous les éléments qui peuvent constituer une numérotation. Cliquez sur une case et elle sera ajoutée à une nouvelle ligne. Pour supprimer une case, cliquez sur le X.
- Répétez l'opération pour ajouter plusieurs balise à votre numérotation. L'identification automatique est remplacée par le numéro d'identification que vous avez défini au point 6. Établissez la règle en ajoutant ces champs et séparateurs, tels que - ou _ afin que votre numéro soit facile à lire.
Note: Pour les règles de tranche de numéros de facture, il ne peut y avoir qu'une valeur numérique.
- Dans N° Auto début vous pouvez modifier le numéro. Par exemple, si vos anciens documents de commande portaient le numéro 2985, vous souhaiterez peut-être que Flex commence à compter à partir de 3000.
Si vous créez une règle qui affiche Année – Numéro de magasin – ID automatique alors votre premier numéro se lira 2022-1-3000.
Note: Si vous entrez un nombre dans N° Auto fin, lorsque ce nombre est dépassé, un message d'erreur s'affichera dans l'application de bureau. S'il existe plusieurs règles relatives à la même tranche de numéros (dans notre exemple nous avons utilisé la règle de facturation) c'est très important pour saisir un numéro dans N° Auto fin ou les règles se contrediront.
Exemple:
Règle de facturation par défaut
N° Auto début: 1
N° Auto fin: 500
Règle de facturation 2
N° Auto début: 501
N° Auto fin: 1000
Editer numérotation
Comme pour toutes les listes dans Flex, cliquez sur le nom d'une règle pour en voir un aperçu dans la barre latérale sur le côté droit de l'écran.
Pour voir plus de détails et modifier la numérotation, cliquez sur Editer numérotation dans la barre d'outils supérieure.
Vous pouvez également dupliquer une règle pour gagner du temps, via l'icône de la barre d'outils supérieure. Editez ensuite la numérotation dupliquée.
Supprimer une règle
Une règle peut être supprimée en la sélectionnant et en cliquant sur l'icône Supprimer la règle de numérotation.
Note: Les règles par défaut ne peuvent pas être supprimées.