Flex Cloud: Contactos

O ícone de Contactos lista todos os contactos que são usados na empresa/loja atual (se sua empresa tiver mais de 1 loja). Eles são sincronizados com os contactos e projetos em seu aplicativo de desktop.

Seu nome de utilizador pode ser atribuído a mais de 1 loja, você pode alterar com qual loja você está trabalhando clicando em seu nome de utilizador no canto superior direito para ver o menu do utilizador.

Um contacto pode ser um cliente ou fornecedor. Para obter detalhes sobre como adicionar um contacto principal para uma loja, consulte os artigos relacionados abaixo.

É possível abrir um projeto de dentro do contacto ou diretamente na guia do projeto. Use o ícone de filtro para ajudar a gerir esta lista. Para obter mais informações, consulte os artigos relacionados abaixo. Além disso, um contacto pode ter mais de 1 pessoa de contacto vinculada a ele.

Clique em um contacto para selecioná-lo e veja uma prévia dos detalhes na barra lateral à direita. Clique em Detalhes do contacto na barra de ferramentas para ver todas as informações e fazer alterações.

 

Há acesso rápido, na barra de ferramentas superior, para criar um Novo Contacto.

Guias de contactos

Há 2 guias na parte superior da janela de Contactos;

Clientes – Todos os clientes em todos os projetos. 

Vendedores – Todos os fornecedores em todos os projetos.

1. Clique Novo Contacto na barra de ferramentas superior (em Contactos ou Painel de Controle).
   
    
2. Selecione o tipo de contacto (você pode selecionar vários tipos) e se é um indivíduo privado ou uma empresa (o padrão é privado). Se selecionar a empresa, verá caixas adicionais para nome da empresa, e-mail e telefone.
   
    
3. Preencha os detalhes de contacto conforme necessário.
   
    
4. Clique no botão Guardar contacto na barra de ferramentas antes de prosseguir.
   
    
5. Uma vez salvo, você pode usar as guias adicionais explicadas na seção Editar detalhes de contacto deste artigo.
   
    

Para editar os detalhes do contacto, clique na caixa de seleção para selecionar um contacto e clique em Detalhes do contacto na barra de ferramentas superior, ou simplesmente clique no nome ou número do contacto. Ambas as ações abrirão o contacto e você verá 5 abas:
Observação: ao criar um novo contacto, verá essas abas automaticamente.

 

Aba Global

Mostra o nome, cargo e detalhes de contacto.

Aba de Informações adicionais

Mostra o número de contacto gerado automaticamente (de acordo com suas regras de intervalo de números). Esta aba tem 3 secções:

1. Informações da Empresa lista o número de contacto e pode adicionar referência externa, proprietário do contacto e número de IVA. Nota: O proprietário do contacto só pode ser alterado por um utilizador administrador do sistema
   
    
2. Pessoas de contacto lista pelo menos 1 contacto (o mesmo que na aba Global), mas pode adicionar mais pessoas aqui. Clique +Adicionar Contacto Adicional Opcional e você receberá um formulário pop-up para preencher um conjunto adicional de detalhes de nome e endereço.
   
    
3. Informações adicionais, dentro da aba Informações adicionais, contém várias opções:

• Grupo de clientes permite que escolha uma seleção para este contacto.
• Tipo de Contacto é importante. Ele definirá se seu contacto é um cliente, fornecedor, arquiteto ou empreiteiro e, portanto, afetará em qual guia de Contactos ele aparecerá.
• Status pode ser selecionado como ativo ou inativo. Os filtros podem operar no status para ajudá-lo a localizar contactos.
• Notificações de boletim informativo permitem selecionar e-mails de marketing que devem ser enviados para este contacto.
• Informações extra é uma seção para inserir qualquer outra coisa que você possa precisar saber sobre este contacto.

Aba de Termos

Sincroniza os termos com o aplicativo do ambiente de trabalho. É possível definir o desconto, entrega, condições de pagamento etc. Esses termos são usados ao criar outros documentos no aplicativo do ambiente de trabalho.

Aba de Campos personalizados

Mostra campos que foram adicionados dentro das Configurações da Empresa. É possível usar campos personalizados para capturar e armazenar informações não contidas em nenhum campo padrão. Para obter mais informações, consulte os artigos relacionados abaixo.  

Aba de Documentos

Mostra uma visualização rápida de todos os documentos anexados a esse contacto. Os documentos serão exibidos em uma hierarquia relacionada ao nome do meio e ao nome da alternativa. Eles são mostrados em seus tipos de documentos, como documentos gráficos para planos, documentos de vendas, pedidos de fornecedores ou faturas. Os documentos criados no aplicativo da área de trabalho terão seu tipo de documento definido automaticamente.

Clique no nome de um documento para selecioná-lo e veja as opções adicionais na barra de ferramentas superior. Essas opções são as mesmas ao trabalhar com um documento em contactos, em projetos ou na guia documentos.

Para mais informações veja o artigo Documentos.


 

Você pode excluir contactos marcando a(s) caixa(s) ao lado do N° do Contacto. e clicando no ícone de Excluir Contacto na barra de ferramentas.

Nota: Se houver projetos vinculados ao(s) contacto(s) que você está excluindo, você verá a seguinte mensagem de aviso:

 

Se clicar em OK o contacto não será excluído, mas ficará inativo. IMPORTANTE: o contacto pode ter um projeto associado a ele por outro utilizador ou loja, tornando o contacto inativo o seu projeto também não ficará visível. Para ver projetos para clientes inativos, você precisa marcar a caixa de filtro Clientes inativos.

A partir da versão 12.5a2, você terá a capacidade de exportar os dados de contacto e vendedor. Esse direito pode ser restrito por meio de funções de utilizador, consulte o artigo Como atribuir funções aos utilizadores para obter mais informações.

1. Selecione a guia Contacto.
    
2. Selecione a guia Clientes ou Vendedores, conforme necessário.
    
3. Clique no ícone de mais opções e selecione Exportar para o Excel.