Flex Cloud: Contactos

El ícono de Contactos lista todos los contactos que se utilizan en la empresa/tienda actual (si tu empresa tiene más de 1 tienda). Están sincronizados con los contactos y proyectos en tu aplicación de escritorio.

Tu nombre de usuario puede estar asignado a más de 1 tienda, puedes cambiar la tienda con la que estás trabajando haciendo clic en tu nombre de usuario en la parte superior derecha para ver el menú de usuario.

Un contacto puede ser un cliente o un proveedor.  Para detalles sobre cómo agregar un contacto principal para una tienda, consulta los artículos relacionados a continuación.

Puedes abrir un proyecto desde dentro del contacto, o directamente en la pestaña de proyectos. Usa el ícono de filtro para ayudar a gestionar esta lista. Para más información, consulta los artículos relacionados a continuación.  Además, un contacto puede tener más de 1 persona de contacto vinculada a él.

Haz clic en un contacto para seleccionarlo y ver una vista previa de los detalles en la barra lateral a la derecha. Haz clic en Detalles del Contacto en la barra de herramientas para ver toda la información y realizar cambios.

 

Hay acceso rápido, en la barra de herramientas superior, para crear un Nuevo Contacto.

Pestañas de Contactos

Hay 2 pestañas en la parte superior de la pantalla de Contactos;

Clientes – Todos los clientes en todos los proyectos. 

Proveedores – Todos los proveedores en todos los proyectos.

1. Haz clic en Nuevo Contacto en la barra de herramientas superior (en las pantallas de Contactos o Tablero).
   
    
2. Selecciona el tipo de contacto (puedes seleccionar múltiples tipos) y si es un individuo privado o una empresa (el valor predeterminado es privado). Si seleccionas empresa, verás cuadros adicionales para el nombre de la empresa, correo electrónico y teléfono.
   
    
3. Completa los detalles del contacto según sea necesario.
   
    
4. Haz clic en el botón Guardar Contacto en la barra de herramientas antes de poder continuar.
   
    
5. Una vez guardado, puedes trabajar a través de las pestañas adicionales explicadas en la sección Editar Detalles del Contacto de este artículo.
   
    

Para editar los detalles del contacto, haz clic en la casilla para seleccionar un contacto, luego haz clic en Detalles del Contacto en la barra de herramientas superior, o simplemente haz clic en el nombre o número del contacto.  Todas estas acciones abrirán el contacto y y verás 5 pestañas:
Nota: al crear un Nuevo Contacto, verás estas pestañas automáticamente.

 

Pestaña Global

Muestra el nombre, el cargo y los detalles de contacto.

Pestaña de Información Adicional

Muestra el número de contacto generado automáticamente (según tus reglas de rango de números).  Esta pestaña tiene 3 secciones:

1. Información de la Empresa lista el número de contacto y puedes agregar referencia externa, propietario de contacto y número de IVA.  Nota: El propietario del contacto solo puede ser cambiado por un usuario administrador del sistema
   
    
2. Personas de Contacto lista al menos 1 contacto (el mismo que en la pestaña Global) pero puedes agregar personas adicionales aquí. Haz clic en +Agregar Contacto Adicional Opcional y se te presentará un formulario emergente para completar un conjunto adicional de detalles de nombre y dirección.
   
    
3. Información adicional, dentro de la pestaña Información Adicional, contiene varias opciones:

• Grupo de clientes te permite seleccionar una opción para este contacto.
• Tipo de contacto es importante.  Definirá si tu contacto es un cliente, proveedor, arquitecto o contratista y, por lo tanto, afectará bajo qué pestaña de Contactos aparecerá.
• Estado puede ser seleccionado como activo o inactivo. Los filtros pueden operar sobre el estado para ayudarte a localizar contactos.
• Notificaciones de boletines te permiten seleccionar si se deben enviar correos electrónicos de marketing a este contacto.
• Información extra es una sección para ingresar cualquier otra cosa que necesites saber sobre este contacto.

Pestaña de Términos

Sincroniza los términos con la aplicación de escritorio. Puedes establecer el descuento, entrega, términos de pago, etc. Estos términos se utilizan al crear documentos adicionales en la aplicación de escritorio.

Pestaña de Campos Personalizados

Muestra cualquier campo que se haya agregado dentro de configuración de la empresa. Puedes usar campos personalizados para capturar y almacenar información que no está cubierta por ningún cuadro predeterminado.  Para más información, consulta los artículos relacionados a continuación.  

Pestaña de Documentos

Muestra una vista rápida de cualquier documento que esté adjunto a este contacto. Los documentos se mostrarán en una jerarquía relacionada con el nombre del espacio y el nombre alternativo. Luego se muestran en sus tipos de documentos, como documentos gráficos para planos, documentos de ventas, órdenes de proveedores o facturas. Los documentos que se crean en la aplicación de escritorio tendrán su tipo de documento establecido automáticamente.

Haz clic en el nombre de un documento para seleccionarlo y luego ver las opciones adicionales en la barra de herramientas superior. Estas opciones son las mismas al trabajar con un documento en contactos, en proyectos o en la pestaña de documentos.

Para más información, consulta el artículo Documentos.


 

Puedes eliminar contactos marcando la(s) casilla(s) junto al Nº de Contacto. y haciendo clic en el ícono de Eliminar Contacto en la barra de herramientas.

Nota:  Si hay proyectos vinculados a los contacto(s) que estás eliminando, verás el siguiente mensaje de advertencia:

 

Si haces clic en Aceptar, el contacto no será eliminado, sino que se volverá inactivo.  IMPORTANTE: el contacto puede tener un proyecto asociado con él por otro usuario o tienda; al volver inactivo el contacto, su proyecto tampoco será visible.  Para ver proyectos de clientes inactivos, necesitas marcar la casilla de filtro Clientes Inactivos.

Desde la versión 12.5a2 tendrás la capacidad de exportar los datos de contacto y proveedor.  Este derecho puede ser restringido a través de roles de usuario, consulta el artículo Cómo asignar roles a los usuarios para más información.

1. Selecciona la pestaña de Contacto.
    
2. Selecciona la pestaña Clientes o Proveedores según sea necesario.
    
3. Haz clic en el ícono de más opciones    y selecciona Exportar a Excel.